医药产品的销售工作的确富有挑战，这让很多仄药代表每天出入于医院― 这条人类健康的战线时充满了工作，但一天工作结束后回到家里有一件事让医药代表头痛：填写销售报表。“ 书面工作太多会影响代表的工作效率。” “ 医药代表的主要工作是拜访医生，不是浪费时间填写报告。” “ 医药代表的工作需要，繁琐的工作报告会破坏他们的情绪。” 诸如此类的抱怨在公司的销售部门会议中可谓司空见惯。20 世纪90 年代中期，甚至一些跨国制药企业在中国分公司的高层主管也曾经迫于当时销售队伍的压力，改变了最初进入中国时严格要求医药代表填写报表的管理制度。有家著名企业1995 年要求医药代表每月填写的报表有20 种，但到了2000 年，经过几任管理者的调整，医药代表每月的报告只剩下了3 种：上月销量统计仁F 月工作计划，销售费用申请。如果这种改革给企业带来了销售的增长，我们尚可理解，但事实是该公司的销售连年下滑。 事实上在中国医药市场上获得成功的公司都有严格的管理系统，数据管理则是对医药代表的管理重点。通常市场信息有几种来源，一手信息得自公司亲自搜集，反馈速度最快，准确性最高。二手信息来自调研公司和政府统计部门，一般反馈周期较长，由于样本与企业的目标市场存在差异，准确性也不如一手信息。医药代表的一项基本工作职责就是收集市场信息，为企业制定准确的市场策略提供依据。以处方药为例，专业产品的最大市场基本上都在全国800 家甲等医院，而据统计1999 年西药用量在1 亿元人民币以上的三甲医院约200 家。如果一家企业在这200 家医院中销售获得成功，也就获得了在中国最大的市场中的成功。而这种胜利建立在有效的医院数据管理的基础上，换句话说，如果哪家企业能够在这200 家医院建立完整的医院档案，掌握及时准确的市场信息，这家企业就能够在激烈的市场竞争中获胜。
医药代表必须了解的市场数据包括目标医院基本信息，目标医生和相关客户的信息，同类产品的市场数据，公司产品数据等等。在本章8 . 10 节中的专业管理表格供医药代表参考。医药代表的数据管理重点包括每日更新销售记录，及时上交工作报告，推广活动后汇报有关情况，及时向公司提供竞争者活动资料。
销售数据应包括：主要产品医院销售情况（包装单位数及金额），次要产品销售情况（包装单位数及金额）。
市场渗透数据应包括：分产品的专业拜访次数，日平均拜访次数及竞争者情况，日拜访医生数（与原计划比较），实际拜访频率（与原计划比较），新开发客户数量等。
( 1 ）分产品的专业拜访次数。每月对不同产品的拜访次数直接影响到每个产品的销售，平均350 次／月的拜访中，拜访次数最多的产品一般销售量也会最大。但如果对每日的拜访不加统计，医药代表就无法知道应该如何正确地分配拜访时间。
( 2 ）日平均拜访次数及竞争者情况。医药代表平均每日的专业产品拜访应不低于巧次。但由于代表的工作内容较多，可能由于出差，参加会议等其他活动临时中断正常的拜访。这就需要医药代表准确填写日拜访记录，每月总结工作时分析日平均拜访次数是否达到基本标准。同时，如果能够了解到竞争对手的平均日拜访次数，加以比较，就不难发现彼此的差距。
( 3 ）日拜访医生情况（与原计划比较）。对照原定的日拜访计划，可以看出实际的工作有没有被那些紧急的事务耽搁，这对医药代表保持良好的时间管理习惯大有好处。因为写进计划中的工作都必须完成，这是时间管理的基本原则。
( 4 ）实际拜访频率（与原计划比较）。在附录中的（目标医生拜访频率统计表》 中，每个月的空格中应填入实际拜访的时间（日期）。这样每个月月底时医药代表对照ABC 类医生原来设定的拜访频率，就会发现实际是否做到了。例如：对某A 级医生的拜访2001 年1 月的空格里医药代表的记录为：l , 10 , 20 , 30 。这说明医药代表分别在l 月l 、10 、20 、30 日对这位医生进行了拜访，A 类医生的设定拜访频率为每月4 次，实际情形医药代表拜访了多少次呢？答案是3 次。因为记录中显示出2001 年1 月医药代表对这位医生的拜访间隔为10 天，也就是一个月实际拜访了3 次。医药代表通过这张（目标医生拜访频率统计表》 ，就能够定期检查自己的拜访工作是否真正按照销售计划完成，每月回顾时根据发现的问题及时调整。
( 5 ）新开发客户统计。新的客户数据反映了医药代表对负责市场逐渐渗透，定期获得市场目标开发的进展。完全依靠旧客户无法完成不断增长的销售目标。如果一位医药代表工作6 个月后，在新客户开发记录上没有任何进展，说明他的工作只起到了维持6 个月前工作水平的作用。